Privacy verklaring

Wij begrijpen dat uw vertrouwen in ons het belangrijkste kapitaal is van "Etramo NV" (hierna genoemd "Etramo", "wij" of "ons"). Uw privacy is dan ook van essentieel belang voor ons.

Huidige privacy verklaring (hierna genoemd "Privacy Verklaring") is onder meer van toepassing op (i) onze website www.etramo.com (hierna genoemd de "Website"), (ii) het bezoeken van de gebouwen en/of de vestiging van Etramo en (iii) alle (commerciële) relaties tussen Etramo en haar klanten, prospecten, business partners alsook die personen die zich geabonneerd hebben op haar magazine.

Deze Privacy Verklaring bevat onder meer informatie over de persoonsgegevens die Etramo verzamelt, alsook over de wijze waarop Etramo deze persoonsgegevens gebruikt en verwerkt.

Etramo wil benadrukken dat zij te allen tijde tracht te handelen in overeenstemming met de "Privacy Wetgeving", te weten (i) de Belgische Privacywet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, (ii) de EU Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG en (iii) de (toekomstige) Belgische wetgeving omtrent de implementatie van voornoemde Verordening.

Het bezoeken van de Website, het beroep doen op de diensten van Etramo, het aankopen van producten/goederen van Etramo, het inschrijven op de nieuwsbrief, het inschrijven voor een seminarie of event van Etramo, het nemen van een abonnement op het magazine van Etramo alsook enige en iedere vorm van communicatie met Etramo impliceert uw uitdrukkelijke goedkeuring (door middel van mededeling van uw persoonsgegevens of opt-in) van de Privacy Verklaring en aldus van de manier waarop Etramo uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en verwerkt.

Gelieve deze Privacy Verklaring te lezen in samenhang met de legal disclaimer en cookie policy van Etramo.

I. Soorten persoonsgegevens

Etramo kan volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

Naam
Voornaam
Emailadres
Telefoonnummer (vast en/of gsm)
Woonadres
Klantnummer
Camerabeelden
Bedrijfsnaam
Bedrijfsadres
Facturatieadres
Sociale media data
Communicatievoorkeur
IP-adres
Alle persoonsgegevens vervat in het vrije veld van het contactformulier
Alle andere persoonsgegevens vrijwillig overgedragen aan Etramo (bijvoorbeeld tijdens correspondentie).
Van ingelogde accounts verzamelen we welke producten er bekeken zijn.

Etramo verzamelt tevens automatisch anonieme informatie betreffende het gebruik dat u maakt van de Website. Zo zal Etramo, bijvoorbeeld, automatisch loggen welke onderdelen u bezoekt van de Website, van welke webbrowser u gebruik maakt, welke website u bezocht wanneer u toegang kreeg tot de Website. Wij kunnen u niet identificeren op grond van deze gegevens, maar het laat Etramo toe om statistieken op te maken betreffende het gebruik van de Website.

II. Wijze van verzameling persoonsgegevens

Deze persoonsgegevens worden verzameld bij of in het kader van:

Bezoek van de Website
Een samenwerking met Etramo
Correspondentie met en uitgaande van Etramo
Het bezoeken van de gebouwen en/of de vestiging van Etramo
Het opvragen van een offerte
Het inschrijven voor een seminarie en/of event van Etramo
Het gebruik dat u maakt van de diensten van Etramo
Het inschrijven op de nieuwsbrief van Etramo (ongeacht of dit via de website verloopt of fysiek)
Het nemen van een abonnement op het magazine van Etramo (ongeacht of dit via de website verloopt of fysiek)
Het uitwisselen van business cards
De verificatie van uw identiteit

De door Etramo verzamelde persoonsgegevens worden aldus uitdrukkelijk en vrijwillig door u verstrekt.

Het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens is (soms) een voorwaarde om te kunnen genieten van bepaalde diensten (e.g. om toegang te krijgen tot bepaalde delen van de Website, om in te schrijven op nieuwsbrieven, om deel te nemen aan bepaalde activiteiten en events). Hierbij wordt aangegeven welke gegevens verplicht in te vullen zijn en welke optioneel zijn.

III. Gebruik persoonsgegevens

Etramo kan gebruik maken van uw persoonsgegevens voor volgende doeleinden:

De uitvoering van een overeenkomst met Etramo (incl. de opvolging daarvan)
Het beantwoorden van vragen (al dan niet gesteld via contactformulier)
Het optimaliseren van de kwaliteit, het beheer en de inhoud van de Website
Het verzenden van nieuwsbrieven
Statistische doeleinden
De opmaak van een offerte
Follow up na een meeting
Het verzenden van gerichte marketing en reclame, updates en promotionele aanbiedingen op basis van uw communicatievoorkeur en - desgevallend - op grond van uw expliciete goedkeuring
Het uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoeken, enquêtes en andere marktonderzoeken
Bevestiging van inschrijving voor een seminarie en/of event van Etramo
Het verzenden van facturen en de invordering van de betalingen
Het u opsturen van ons magazine

De verwerking vindt plaats op onderstaande rechtsgronden, naar gelang het geval:

U hebt toestemming gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor één of meer specifieke doeleinden
De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst met Etramo of om op uw verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen
De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Etramo rust
De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Etramo of van een derde, behalve wanneer uw belangen of grondrechten en uw fundamentele vrijheden die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen (met name wanneer u minderjarig bent)

IV. Openbaarmaking persoonsgegevens aan derden

Etramo zal uw persoonsgegevens niet openbaar maken aan derden, tenzij wanneer het noodzakelijk is in kader van de uitvoering van de overeenkomst en de optimalisering daarvan (zoals maar niet beperkt tot de verwerking van betalingen, het verzenden van leveringen en in voor het leveren van diensten aan Etramo). In dit kader zullen uw persoonsgegevens mogelijks openbaar gemaakt worden aan payment providers, softwareleveranciers, cloudpartner, transport partners, externe IT-consultants, financiële instellingen, verzekeringsmaatschappijen, overheids- en andere wettelijke instanties alsook aan externe dienstverleners.

Indien het noodzakelijk is dat Etramo in dit kader uw persoonsgegevens openbaar maakt aan derden, is de betreffende derde partij verplicht om uw persoonsgegevens te gebruiken in overeenstemming met de bepalingen van deze Privacy Verklaring.

Onverminderd voorgaande, is het evenwel mogelijk dat Etramo uw persoonsgegevens openbaar maakt:

Aan de bevoegde autoriteiten (i) wanneer Etramo hiertoe verplicht is op grond van de wet of in het kader van een gerechtelijke of een toekomstige gerechtelijke procedure en (ii) ter vrijwaring en verdediging van de rechten van Etramo.
Wanneer Etramo of nagenoeg al haar activa wordt overgenomen door een derde partij, in welk geval uw persoonsgegevens die Etramo heeft verzameld,één van de overgedragen activa zal zijn.

In alle overige gevallen zal Etramo uw persoonsgegevens niet verkopen, verhuren of doorgeven aan derde partijen, tenzij wanneer zij(i) hiervoor uw toestemming heeft bekomen en (ii) met de betreffende derde partij een dataverwerkingsovereenkomst heeft afgesloten, die de nodige garanties bevat betreffende confidentialiteit en privacy conforme behandeling van uw persoonsgegevens.

V. Grensoverschrijdende verwerking persoonsgegevens

In de regel dragen wij uw gegevens niet over aan bestemmelingen die hun woonplaats of zetel hebben buiten de Europese Economische Ruimte. Indien dit toch noodzakelijk zou zijn, zal elke overdracht van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) aan een bestemmeling die zijn woonplaats of zetel heeft in een land dat niet valt onder een adequaatheidsbesluit uitgevaardigd door de Europese Commissie, worden beheerst door bepalingen van een data transfer agreement, die ofwel (i) de standaard contractuele clausules zoals bepaald in de 'Beslissing van de Europese Commissie van 5 februari 2010 (Decision 2010/87/EC)' zal bevatten, ofwel (ii) passende waarborgen bieden door enig ander mechanisme op grond van de Privacy Wetgeving of enige andere regelgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens.

VI. Opslag persoonsgegevens

Tenzij wanneer een langere bewaartermijn vereist of gerechtvaardigd is (i) door de wet of (ii) door de naleving van een andere wettelijke verplichting, bewaart Etramo uw persoonsgegevens slechts gedurende de periode die noodzakelijk is voor het behalen en het vervullen van de doelen, zoals beschreven in deze Privacy Verklaring onder 'III. Gebruik persoonsgegevens'.

VII. Uw privacy rechten

In het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens, beschikt u over volgende privacy rechten:

Recht op inzage van uw persoonsgegevens;
Recht op rectificatie, vervollediging of update van uw persoonsgegevens;
Recht op schrapping van uw persoonsgegevens ('right to be forgotten') (Etramo wijst u er in dit kader wel op dat bepaalde diensten niet meer toegankelijk zullen zijn of verstrekt kunnen worden, indien u bepaalde noodzakelijke persoonsgegevens schrapt of laat schrappen);
Recht op een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
Recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens;
Recht van bezwaar/verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wanneer u uw privacy rechten wenst uit te oefenen, gelieve dan contact op te nemen met privacy@etramo.com.

U kan deze rechten in principe kosteloos uitoefenen via bovenvermeld e-mail adres.

Wilt u geen nieuwsbrieven of informatie over de diensten, producten en/of goederen van Etramo meer ontvangen, kunt u zich op elk moment uitschrijven door te klikken op de knop "uitschrijven", zoals onderaan voorzien in elke e-mail van Etramo.

VIII. Beveiliging persoonsgegevens

Etramo verbindt er zich toe om passende en redelijke fysieke, technologische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te nemen met het oog op het voorkomen van (i) ongeoorloofde of onrechtmatige toegang tot uw persoonsgegevens, alsook (ii) verlies, misbruik of wijziging van uw persoonsgegevens.

Etramo zal alle persoonsgegevens die zij heeft verzameld, bewaren op de server op haar site, alsook mogelijks in een back up in de cloud met datacenters in de EU.

Niettegenstaande (i) het veiligheidsbeleid van Etramo, (ii) de controles die zij uitvoert en (iii) de handelingen die zij stelt in dit kader, kan een onfeilbaar niveau van veiligheid niet worden gegarandeerd. Geen enkele methode van overdracht of doorgifte via het internet noch enige methode van elektronische opslag is 100% veilig, zodat Etramo in dit kader geen absolute veiligheid kan garanderen.

IX. Update Privacy Verklaring

Etramo is gerechtigd om deze Privacy Verklaring te updaten door een nieuwe versie op de Website te plaatsen. Het is dit kader ten zeerste aangewezen om regelmatig de Websites en de betreffende pagina waarop de Privacy Verklaring wordt weergegeven, te raadplegen om zeker te zijn dat u kennis hebt van enige wijzigingen.

X. Verwijzingen naar andere websites

De Website kan mogelijks hyperlinks bevatten naar andere websites. Wanneer u één van deze links aanklikt, gaat u mogelijks naar een andere website of internetbron die bewust of via cookies of andere technologieën informatie over u zou kunnen verzamelen. Etramo draagt geen enkele verantwoordelijkheid, aansprakelijkheid of controlebevoegdheid over deze andere websites of internetbronnen, noch over hun inzameling, gebruik en verspreiding van uw persoonsgegevens. U dient zelf het privacy beleid van deze andere websites en internetbronnen na te kijken zodoende te kunnen oordelen of zij in overeenstemming met de Privacy Wetgeving handelen.

XI. Contacteer Etramo

Indien u vragen heeft over de Privacy Verklaring of over de wijze waarop Etramo uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt, gelieve ons te contacteren:

Via e-mail: privacy@etramo.com of
Via de post: Etramo NV, Vosveld 20, B-2110 Wijnegem, België

Indien u ontevreden bent omtrent de manier waarop Etramo deze vragen of opmerkingen heeft behandeld of wanneer u enige klachten heeft over de manier waarop Etramo uw gegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt, kan u een klacht indienen bij de Privacy Commissie.

XII. Toestemming voor het gebruik van cookies.

Om onze website goed te laten functioneren maken wij gebruik van cookies. Om uw geldige toestemming te verkrijgen voor het gebruik en de opslag van cookies in de browser die u gebruikt om onze website te bezoeken en om dit goed te documenteren maken wij gebruik van een cookie consent management platform: CookieFirst. Deze technologie wordt geleverd door Digital Data Solutions BV, Plantage Middenlaan 42a, 1018 DH, Amsterdam, Nederland. Website: Cookiefirst Cookie Consent pagina aangeduid als CookieFirst.

Wanneer u onze website bezoekt, wordt er een verbinding tot stand gebracht met de server van CookieFirst om ons de mogelijkheid te geven geldige toestemming van u te verkrijgen voor het gebruik van bepaalde cookies. CookieFirst slaat vervolgens een cookie op in uw browser om alleen die cookies te kunnen activeren waarvoor u toestemming heeft gegeven en dit goed te kunnen documenteren. De verwerkte gegevens worden bewaard totdat de vooraf bepaalde bewaartermijn verstrijkt of u verzoekt de gegevens te verwijderen. Onverminderd het bovenstaande kunnen bepaalde verplichte wettelijke bewaartermijnen van toepassing zijn.

CookieFirst wordt gebruikt om de wettelijk vereiste toestemming voor het gebruik van cookies te verkrijgen. De wettelijke basis hiervoor is artikel 6(1)(c) van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Gegevensverwerkingsovereenkomst

Wij hebben een gegevensverwerkingsovereenkomst gesloten met CookieFirst. Dit is een door de wet op de gegevensbescherming vereiste overeenkomst, die garandeert dat gegevens van onze websitebezoekers alleen worden verwerkt volgens onze instructies en in overeenstemming met de AVG.

Serverlogbestanden

Onze website en CookieFirst verzamelen en bewaren automatisch informatie in zogenaamde serverlogbestanden, die uw browser automatisch naar ons doorstuurt. De volgende gegevens worden verzameld:

Uw toestemmingsstatus of het intrekken van toestemming
Uw geanonimiseerde IP-adres
Informatie over uw Browser
Informatie over uw Apparaat
De datum en tijd waarop u onze website heeft bezocht
De webpagina url waar u uw toestemmingsvoorkeuren hebt opgeslagen of bijgewerkt
De locatie bij benadering van de gebruiker die zijn toestemmingsvoorkeur heeft opgeslagen
Een universeel uniek identificatienummer (UUID) van de websitebezoeker die op de cookiebanner heeft geklikt